Telefonzentralen: Garantierte Erreichbarkeit

In Kürze
Dialogpaket:Telefonzentrale
Branche:Medienwirtschaft, Verlag
Volumen:täglich ca. 150 eingehende Anrufe
Servicezeit:Montag bis Freitag,
8.00 bis 20.00 Uhr

Telefonzentrale für ein Verlagshaus

Bei einem Verlag rufen täglich Abonnenten, Leser, aber auch Buchhändler und andere Geschäftspartner an. Damit für die Anrufer auf der zentralen Rufnummer eine garantierte Erreichbarkeit gegeben ist, verläßt sich unser Auftraggeber seit einigen Jahren auf Xtend.

Wir nehmen täglich jeweils etwa 150 Anrufe entgegen, erfragen das Anliegen der Anrufer, geben einfache Auskünfte oder verbinden das Gespräch an den zuständigen Verlagsmitarbeiter weiter. Damit die Gesprächsweiterleitung keine hohen Zusatzkosten verursacht, wurde zwischen dem Auftraggeber und Xtend eine preisgünstige Standleitung geschaltet, so dass es sich um „internes Weiterverbinden“ handelt.

Selbstverständlich können alle Telefonnebenstellen des Verlags auf die zentrale Nummer umgestellt werden, so dass auch diese Anrufe von Xtend entgegengenommen werden, je nachdem, wie die Verlagsmitarbeiter dies wünschen.

Der Verlag erhält neben einer Auswertung, die auflistet, wie viele Anrufe an welchem Tag ankommen bzw. angenommen werden, eine weitere Auswertung, die seine Anrufverteilung je nach Stunde – über den Tag – zeigt. Damit kann er die Präsenzzeiten im Büro besser planen.



Telefonzentrale für eine Wohnungsverwaltung

Eine große Wohnungsverwaltungsgesellschaft, die tausende Wohnungen und Mieter betreut, wird täglich mit vielen verschiedenen Anfragen konfrontiert. Mieter, Interessenten, Handwerker usw. rufen in großer Zahl an. Darunter sind immer wieder auch Notfälle, deren Bearbeitung nicht warten darf.

Für eine solche Gesellschaft nimmt Xtend alle Anrufe entgegen, die auf der zentralen Telefonnummer eingehen – täglich jeweils ca. 1.000 Anrufe. Alle Mitarbeiter der Wohnungsverwaltung, die im Mieter- oder Kundenkontakt tätig sind, leiten ihre Telefonnebenstellen auf die zentrale Nummer um.

Wir erfragen das genaue Anliegen der Anrufer, qualifizieren es und erfassen es in schriftlicher Form. Anhand von im System hinterlegten Daten bestimmen wir z.B. zu jedem Mieter seinen zuständigen Sachbearbeiter, für alle anderen Anrufer ermitteln wir den richtigen Ansprechpartner, Notfälle werden direkt weitergeleitet.

Die Mitarbeiter beim Auftraggeber erhalten das Anliegen mit allen notwendigen Daten in Form einer E-Mail. Durch diese Form der „Verschriftlichung“ der telefonischen Anfragen werden einerseits die Mitarbeiter unseres Auftraggebers entlastet und können sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Andererseits erhält der Auftraggeber ein sehr transparentes Bild über die Anzahl und Art der Anfragen, die das Unternehmen tatsächlich erreichen, sowie die Sicherheit, dass diese Anfragen auch wirklich bearbeitet werden. Beispielsweise werden deutlich mehr Anfragen von Wohnungsinteressenten erfasst, seit Xtend die Telefonzentrale betreut. Dadurch konnten die Leerstände verringert werden.
Vertrauen und Vertraulichkeit sind unseren Auftraggebern und uns besonders wichtig. Referenzen nennen wir Ihnen daher gerne, wenn Sie uns persönlich ansprechen.
In Kürze
Dialogpaket:Telefonzentrale
Branche:Immobilienwirtschaft
Volumen:täglich ca. 1.000 ein-
gehende Anrufe
Servicezeit:Montag bis Sonntag,
07.00 bis 22.00 Uhr